Ai sensi del Regolamento UE 2016/679, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (“GDPR”), viene fornita, di seguito, l’informativa ex artt. 13 e 14 riguardante il trattamento dei Suoi dati personali - da Lei direttamente forniti o forniti da dipendenti del Gruppo Engineering nell’ambito di campagne c.d. “Referral”- nell’ambito del rapporto di recruitment.

1.      Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati

Di seguito viene spiegato come Engineering Ingegneria Informatica S.p.A. e/o le sue società affiliate, consociate e di nuova acquisizione sia in Italia che all’estero (“Engineering”) trattano e proteggono i Suoi dati personali che processiamo e quali diritti Lei ha in relazione al trattamento dei Suoi dati personali quando fa domanda per un lavoro presso Engineering o quando Lei viene indicato come persona adatta a ricoprire una posizione all’interno della Società da un/una dipendente del Gruppo Engineering nell’ambito di  campagne c.d. “Referral”- (“Application”) o quando si intraprendono azioni di preassunzione e/o onboarding.

Il titolare del trattamento è la società del gruppo Engineering presso la quale Lei hai fatto Application (la “Società” o il “Titolare”).

Il gruppo Engineering ha designato un responsabile della protezione dei dati, (“Data Protection Officer” o “DPO”), contattabile al seguente indirizzo e-mail: dpo.privacy@eng.it.

2.      Quali dati verranno trattati?

I dati che il Titolare potrà trattare comprendono sia i Suoi dati c.d. comuni (come i dati anagrafici o di contatto), sia i Suoi dati c.d. “particolari”, i quali sono soggetti alle tutele dell’art. 9 GDPR.

I dati particolari sono solo quelli idonei a rivelare l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché a trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona.

Le ricordiamo di non inserire nel curriculum dati relativi alla sua salute o altri dati che possano rientrare nella definizione di dati particolari di cui all’art. 9 GDPR. Tali dati potrebbero esserle richiesti durante il processo di selezione solo per adempiere a previsione normative o dare seguito a specifici diritti o doveri del Suoi o del Titolare in materia di diritto del lavoro.

Le categorie di dati personali richiesti e il modo in cui tali dati personali vengono raccolti e resi accessibili possono variare in base al paese in cui si trova la Società Titolare.

Il Titolare raccoglierà le seguenti categorie di dati:

• Il Suo nome, indirizzo, indirizzo e-mail, numero di telefono e altre informazioni anagrafiche relative alla sua sfera personale nonché informazioni di contatto;
• Il Suo curriculum, lettera di presentazione, esperienza lavorativa precedente e/o rilevante o altra esperienza, formazione, trascrizioni o altre informazioni che ci fornisce a supporto dell’Application;
• Dettagli del tipo di lavoro che sta o potrebbe cercare, stipendio attuale e/o desiderato e altri termini relativi a pacchetti di compensi e benefit, disponibilità a trasferirsi o altre preferenze lavorative;
• Dettagli su come è venuto a conoscenza della posizione per la quale si sta candidando;
• Qualsiasi informazione relative alla Sua eventuale appartenenza a categorie protette o ulteriori informazioni che potrebbero essere rilevanti sulla base della legge applicabile.
• Informazioni relative a eventuali candidature precedenti presentate a Engineering e/o qualsiasi precedente esperienza lavorativa con Engineering;
• Le Sue informazioni provenienti da fonti disponibili al pubblico, anche online, che riteniamo rilevanti per la sua candidatura o per una potenziale candidatura futura (ad esempio il tuo profilo LinkedIn); e/o
• dati forniti da società di collocamento, recruiter o siti web di ricerca di lavoro di terze parti, ove applicabile;
• dati sulla Sua salute o disabilità laddove sia rilevante per la Sua capacità o disponibilità a lavorare in un luogo di lavoro, soggetti a limiti legali sui tempi di raccolta di tali dati e altre limitazioni applicabili;
• dati sull’ identità di genere per contribuire al raggiungimento degli obiettivi di diversità di Engineering, valutare l’efficacia della politica sulle pari opportunità e promuovere le migliori pratiche per la diversità aziendale.

3.       Finalità del trattamento e base giuridica del trattamento

I dati personali indicati sopra vengono trattati per le finalità determinate. Si evidenzia che il trattamento è lecito solo se svolto sulla scorta di una c.d. base giuridica tra quelle indicate dall’art. 6 GDPR.

Di seguito trova l’indicazione delle finalità e delle basi giuridiche a fondamento del trattamento.

A)      Garantire il corretto svolgimento del processo di Application finalizzato, tra le altre cose, a: valutare l’idoneità dell’applicante alla posizione per la quale si è candidato o per futuri ruoli che potrebbero diventare disponibili; gestire e rispondere alle Sue richieste di informazioni e consentire l’eventuale adempimento di obblighi precontrattuali e contrattuali necessari ai fini dell’instaurazione del rapporto di lavoro.

La base giuridica per il trattamento dei dati sub A è la necessità di dare esecuzione a misure precontrattuali o a misure da lei richieste ai sensi dell’art. 6 lett. b) GDPR.

Inoltre, qualora vengano trattati suoi dati particolari (come nel caso in cui si debba dare esecuzione alle misure da lei richieste in relazione a sue specifiche situazioni soggettive), il trattamento verrà svolto ai sensi dell’art. 9 lett. b) per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del Titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale.

B)      Valutare l’idoneità dell’applicante alla posizione per presenti o/o futuri ruoli che potrebbero diventare disponibili all’interno di Engineering. Svolgere analisi statistiche sull’attività di recruiting.

La base giuridica per il trattamento dei dati sub B è il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento ai sensi dell’art. 6 comma 1 lett. f GDPR. Il legittimo interesse del titolare è quello alla corretta organizzazione e gestione del lavoro.

C)     Il Titolare potrà, inoltre, trattare i dati personali per difendere i propri diritti nel corso di procedimenti giudiziali, amministrativi o stragiudiziali e nell’ambito di controversie sorte in relazione ai servizi. 

La base giuridica per il trattamento dei dati sub C è il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento ai sensi dell’art. 6 comma 1 lett. f GDPR. Il legittimo interesse del titolare è quello alla tutela del patrimonio aziendale nel caso in cui emergano comportamento scorretti in danno del datore di lavoro anche al fine di poter tutelare la propria posizione in giudizio.

D)      Adempiere agli obblighi previsti da leggi, regolamenti o normativa comunitaria, ovvero da disposizioni/richieste di autorità a ciò legittimate dalla legge e/o organi di vigilanza e controllo.

La base giuridica per il trattamento dei dati sub D è la necessità di adempiere ad obblighi di legge cui è soggetto il titolare del trattamento 6 comma 1 lett. c GDPR.

Inoltre, qualora vengano trattati suoi dati particolari (come nel caso in cui si debba dare esecuzione alle misure da lei richieste in relazione a malattie), il trattamento verrà svolto ai sensi dell’art. 9 lett. b) per  assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti suoi o del Titolare in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale previsti dalla legge; oppure ai sensi dell’art. 9 lett. h) qualora sia previsto dalla legge che il datore di lavoro debba avere accesso a suoi dati particolari ai fini per finalità di medicina preventiva o di medicina del lavoro o valutazione della capacità lavorativa.

Engineering potrebbe inoltre trattare i Suoi dati personali per finalità compatibili con quelle sopra elencate.

4.      Fonti da cui prendiamo i Suoi dati, Soggetti destinatari e Modalità del trattamento

Il Titolare può ottenere i Suoi dati dalle seguenti fonti:

·         Da lei direttamente con invio del curriculum, lettera di presentazione o altre informazioni inserite online;

• Da altre società affiliate di Engineering;
• Dalle conversazioni con i recruiter ai colloqui con i responsabili delle assunzioni e altro personale o rappresentanti di Engineering, nonché da soggetti terzi a cui Engineering esternalizza le attività di ricerca personale, dalle ricerche su internet che queste persone possono eseguire (ove consentito dalla legge applicabile), o dai dati che possono ottenere da siti web di ricerca lavoro o di rete professionale (ad esempio LinkedIn, Indeed, Monster, ecc.) in cui i Suoi dati potrebbero essere disponibili in maniera pubblica;
• Da precedenti datori di lavoro;
• Dai social media (ove consentito dalla legge applicabile);

Nell’ambito di campagne c.d. “Referral”, da dipendenti del Gruppo Engineering che La segnalano come persona adatta a ricoprire una posizione all’interno della Società.

Soggetti destinatari

In generale, l’accesso ai Suoi dati personali sarà improntato al principio need-to-know: avrà accesso ai Suoi dati personali un numero limitato di soggetti, nella misura strettamente necessaria a dare seguito ai trattamenti individuati dalla presente informativa.

Inoltre, il Titolare potrà comunicare i Suoi dati a soggetti terzi che potranno agire sotto il controllo e le direttive del Titolare, oppure quali titolari autonomi del trattamento. In via esemplificativa e non esaustiva, tali soggetti destinatari possono essere:

• fornitori di servizi (inter alia, funzioni di supporto IT, società di recruiting, servizi di analytics);
• autorità di polizia, giudiziarie e/o amministrative competenti, ove richiesto;
• professionisti, legati al vincolo di segretezza professionale, incaricati di partecipare alla gestione ordinaria e di contenzioso dei rapporti di lavoro;
• le società controllate o collegate a Engineering Ingegneria Informatica S.p.A.;
• organismi di controllo /di vigilanza della Società;
• partner commerciali per la fornitura di servizi ancillari connessi al processo di recruiting.

L’elenco completo ed aggiornato dei destinatari dei dati potrà essere richiesto al Titolare o al DPO, ai recapiti sopra indicati.

Modalità di trattamento

Manteniamo accordi di sicurezza organizzativa, fisica e tecnica per tutti i dati personali in nostro possesso. Disponiamo di protocolli, controlli e politiche, procedure e linee guida pertinenti per mantenere tali accordi tenendo conto dei rischi associati alle categorie di dati personali e al trattamento che intraprendiamo. Adottiamo misure di sicurezza conformi ai migliori standard di mercato per proteggere i Suoi dati personali.

5.      Tempi di conservazione:

Il Titolare conserva i dati dell’applicante solo per il tempo necessario a conseguire gli scopi per i quali sono stati raccolti o per qualsiasi altro scopo legittimo correlato.

Se dovesse venire inoltrata e accettata un’offerta di lavoro da parte del Titolare, i dati personali raccolti durante il processo di Application diventeranno parte dei registri del personale di Engineering, da conservare per tutto il periodo successivo alla conclusione del rapporto di lavoro con Engineering secondo i temini previsti ex lege. In tali circostanze, Le verrà fornita un’informativa sul trattamento dei dati personali nel contesto del rapporto di lavoro appena instauratosi.

Se la candidatura non dovesse andare a buon fine, Engineering potrà comunque continuare a conservare e utilizzare i dati personali raccolti durante il processo di Application al fine di prendere in considerazione nuove posizioni, nonché per eseguire ricerche e analisi di mercato, per un massimo di 12 (dodici) mesi dal termine del processo di Application.

In ogni caso, il Titolare si riserva di conservare i Suoi dati per tutto il tempo necessario all’adempimento degli obblighi normativi cui è soggetto ovvero per soddisfare eventuali esigenze difensive.

6.      Trasferimento dei dati al di fuori dell’UE

Nel perseguimento delle finalità suindicate, alcuni dei Suoi dati personali potranno essere condivisi con destinatari situati al di fuori dell’Unione Europea / Spazio Economico Europeo. In tali circostanze, il Titolare assicura che il trasferimento di tali dati avviene nel rispetto delle disposizioni di cui al Capo V del GDPR (Trasferimenti di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali), quindi in base a una decisione di adeguatezza della Commissione europea ex art. 45 GDPR o, in mancanza, con l’adozione delle adeguate garanzie di cui all’art. 46 del GDPR, come le Clausole Contrattuali Tipo nell’ultima versione pubblicata dalla Commissione europea.

7.      Diritti degli interessati

Ai sensi della normativa vigente, Lei ha i diritti che seguono.

• Accesso: ha il diritto di accedere in qualunque momento ai dati che La riguardano nella disponibilità del Titolare, nonché a ogni informazione utile circa il trattamento svolto da quest’ultimo;
• Rettifica: ha il diritto di ottenere la rettifica e/o la correzione dei dati inesatti che La riguardano nella disponibilità del Titolare;
• Cancellazione: al ricorrere di particolari motivi, ha il diritto di chiedere e ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei Suoi dati nella disponibilità del Titolare;
• Limitazione: al ricorrere di particolari ipotesi, ha il diritto a che il trattamento dei Suoi dati sia limitato;
• Portabilità: in caso di trattamento automatizzato di dati basato sul Suo consenso o sull’adempimento di un contratto, Lei ha il diritto di ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i Suoi dati personali forniti al Titolare, nonché il diritto di trasmettere tali dati ad altro titolare del trattamento senza impedimenti;
• Opposizione: ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento dei Suoi dati personali basato sul perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento, salvo che il Titolare dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti che prevalgono sui Suoi interessi, diritti e libertà;
• Processo decisionale automatizzato: ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su di un trattamento automatizzato dei Suoi dati, compresa la profilazione, laddove tale decisione incida in modo significativo sulla Sua persona.
  

Può esercitare i suoi diritti, con le modalità di cui all’art. 12 del GDPR ed entro le limitazioni di cui all’art. 23 del GDPR, scrivendo ai contatti del Titolare riportati nella presente informativa o all’indirizzo del DPO: dpo.privacy@eng.it.

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, è inoltre garantito il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente laddove riteniate sussista una violazione dei Suoi diritti in materia di protezione di dati personali. Ulteriori informazioni sono disponibili sul sito internet https://www.garanteprivacy.it.