GRUPPO IPER: La pianificazione del Personale

Un altro grande cliente Retail sceglie Engineering per l'implementazione del nuovo sistema per la pianificazione degli orari del personale di punto vendita.

“Dopo un'accurata analisi delle caratteristiche funzionali del software di Invision e la dimostrazione delle capacità organizzative, le competenze sul prodotto e l'esperienza di progetto da parte di Engineering quale system integrator di riferimento, ci siamo convinti che il WFM è la soluzione giusta per l'implementazione del nostro sistema per la pianificazione degli orari del personale”. Valerio Cortese, Direttore IT, Iper Montebello.

La catena Italiana di ipermercati del Gruppo Iper ha scelto di affidare la risoluzione delle problematiche relative alla turnistica dei dipendenti di tutti i suoi punti vendita a Engineering che ha implementato la soluzione Work Force Management di InVision Software.

Il Gruppo Iper, nell'ambito di una serie di iniziative indirizzate al miglioramento dei processi amministrativi e di riorganizzazione della gestione Risorse Umane, ha deciso di valutare un progetto per l'implementazione del proprio sistema per pianificare i turni dei dipendenti secondo l'effettivo fabbisogno lavorativo, sostituendo le applicazioni software oggi utilizzate con un nuovo modulo appositamente dedicato.

Gli obiettivi di Iper Montebello:

  • omogeneizzare le attività di definizione e gestione degli orari a livello di Gruppo salvaguardando l'autonomia dei Punto Vendita
  • ridurre i tempi necessari alla pianificazione degli orari
  • migliorare l'efficienza dei processi di area e la qualità dei servizi di area
  • standardizzare gli output dei dati, agevolando il reporting a livello di Gruppo
  • selezionare e implementare una soluzione informatica adeguata a queste esigenze
  • informatizzare i processi attualmente gestiti in modo manuale
  • integrare i sistemi coinvolti.

Pianificare con efficienza

Il progetto si è inquadrato in un contesto organizzativo complesso e ha coinvolto più livelli organizzativi:

  • l'ufficio del personale di sede e di punto vendita
  • il personale del reparto casse e degli altri reparti di punto vendita
  • i sistemi informativi.

La sfida di Iper Montebello è stata di riorganizzare i processi mediante una razionalizzazione e uniformazione degli strumenti informatici:

  • sostituzione dell'applicativo in uso per la pianificazione degli orari del reparto casse
  • estensione del nuovo sistema ad altri reparti di punto vendita e integrazione con il sistema di amministrazione del personale.

Iper Montebello ha implementato in tutti i 26 lpermercati presenti sul territorio italiano, il sistema della casa tedesca lnVision Software, una fra le aziende leader di soluzioni di Workforce Management.

Engineering ha partecipato alle fasi realizzative e all'erogazione dei servizi previsti:

  • implementazione della nuova soluzione in due punti vendita pilota
  • roll-out nei restanti punti vendita
  • program management, controllo e qualità.

Produttività e soddisfazione del dipendente

Le aree indirizzate dal progetto sono le seguenti.

Previsione accurata del fabbisogno del personale, con il livello di servizio e la qualità attesi:

  • utilizzo di parametri oggettivi (business driver: vendite, clienti, scontrini)
  • precisione della modalità di calcolo del fabbisogno (granularità 15 minuti per attività), tenendo conto della produttività
  • possibilità di valutare l'impatto sul fabbisogno delle variabili obiettivo, come il numero di clienti in coda.

Pianificazione ottimizzata delle risorse, in linea con le decisioni aziendali:

  • pianificazione basata sul fabbisogno
  • rispetto dei vincoli contrattuali, accordi sindacali e integrativi, regole di equità
  • attenzione alle disponibilità e alle esigenze del personale
  • rilevanza delle competenze per l'attribuzione delle attività.

Analisi e monitoraggio rapido ed efficiente:

  • registrazione in tempo reale di ogni scostamento tra lo scenario pianificato e quello reale
  • verifica della correttezza del fabbisogno e della pianificazione
  • gestione quotidiana dei turni e verifica dell'impatto delle variazioni sulla copertura
  • monitoraggio della produttività.